Text der HR 49

Abstract:

Dieses Material zur Verwendung bei bibliothekarischen Fortbildungsveranstaltungen stellt Muster für Zielvereinbarungen am Arbeitsplatz zur Verfügung, Fragebögen zur Ermittlung der Schwachstellen im innerbetrieblichen Führungsgefüge und Durchschnittswerte für quantitative Anforderungen an Arbeitsleistungen nach den Zahlenformaten

Minuten pro Stück,
Stück pro Stunde,
Jahresleistung in Stück eines Vollzeitäquivalents (einer Vollbeschäftigteneinheit) in den alten Bundesländern (38,5 Stunden pro Woche),
Jahresleistung in Stück eines Vollzeitäquivalents in den neuen Bundesländern (40 Stunden pro Woche),
Personalbedarf in Vollzeitäquivalenten (bei einer 38,5-Wochenstunde für je 1.000 Vorgänge,
Personalbedarf in Vollzeitäquivalenten (bei einer 40-Wochenstunde für je 1.000 Vorgänge.

1 Fragestellung

Verwaltungsreform und neue Organisations- und Managementmethoden verlangen Produktdefinitionen für öffentliche Dienstleistungen und die Formulierung von Betriebszielen. Nun wird es Zeit, das Thema Zieldefinition auf jeden einzelnen Arbeitsplatz zu beziehen. Führen durch Zielvereinbarungen bedeutet, daß nicht nur Aufgaben verteilt werden (z.B. Bestandsaufbau in der Jugendbibliothek), sondern daß zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter vereinbart wird, welche Ziele an diesem Arbeitsplatz erreicht werden sollen. Wie formuliert man solche Ziele für einzelne Arbeitsplätze und einzelne Aufgaben, z.B. das Lektorat, den Einstelldienst, den Auskunfts- und Thekendienst, die Katalogisierung usw.?

2 Organisation:

2.1 Ablauf

9:00-9:30	Uhr	Begrüßung, Vorstellung der Teilnehmer
9:30-9:45	Uhr	Fragebogen aus 3.2 und 3.4 ausfüllen
9:45	Uhr	Ausgabe der Skripte
9:45-10:45	Uhr	Referat: Punkte 4 bis 6, Diskussion
11:00-13:45	Uhr	Arbeitsgruppen zur Ausfüllung der Blätter zur Zielvereinbarung, Pause
13:45-14:00	Uhr	Referat: Mitteilung der Ergebnisse aus 3.2 und 3.4
14:00-16:30	Uhr	Ergebnisse der Arbeitsgruppen

2.2 Aufgaben der Arbeitsgruppen

Organisieren Sie Ihre Arbeitsgruppe selbst (Protokollant, Moderator, Berichterstatter, Pause).
Füllen Sie Blätter zur Zielvereinbarung für mindestens vier verschiedene Tätigkeiten aus.
Achten Sie dabei auf die Uhr: Wenn Sie nicht weiterkommen, gehen Sie zum nächsten Kästchen auf dem Blatt über oder nehmen Sie sich die nächste Tätigkeit vor. Beißen Sie sich nicht an Details fest.

3 Fragebogen

Die Fragebogen dienen der Ermittlung des dringendsten Handlungsbedarfs im Bereich Personalführung. Sie beruhen auf in der angegebenen Fachliteratur dargestellten Untersuchungen über

Erwartungen der Mitarbeiter an Vorgesetzte und
objektive Bedingungen erfolgreicher Führungspraxis.

Die Fragebögen werden in der Fortbildungsveranstaltung ausgefüllt und ausgewertet; sie können auch innerbetrieblich Anwendung finden. Wichtig ist dann die betriebsöffentliche Darstellung der Ergebnisse.

Die Fläche

markiert den Bereich der häufigsten Nennungen in einer Reihe von bisher durchgeführten Fortbildungsveranstaltungen

3.1 Komponenten der Mitarbeiter-Leistung (Exemplar für Sie)

Die Mitarbeiter...

trifft voll zu

trifft gar nicht zu

beheben eigene Fehler statt sie zu verstecken.

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geben Informationen und Know-how an andere Abteilungen und Kollegen weiter.

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gehen mit Material, Einrichtung und Geräten sparsam und schonend um.

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gehen mit überlassenen Freiräumen verantwortungsbewußt um.

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gehen mit unvorherges. Situationen flexibel und selbstständig im Sinn des Betriebs um.

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halten die qualitativen Ziele ihrer Aufgaben ein.

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halten die quantitativen Ziele ihrer Aufgaben ein.

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halten gesetzte Termine ein.

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kennen die Bibliotheksziele.

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kennen die qualitativen Ziele ihrer Aufgaben.

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kennen die quantitativen Ziele ihrer Aufgaben.

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orientieren ihr Handeln an der Sache und nicht an Prestige oder eigenem Vorteil.

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orientieren ihre Arbeitszeit im Bedarfsfall an den Aufgaben.

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sind auf dem aktuellen Stand der beruflichen Kenntnisse.

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sind diszipliniert, pünktlich und verläßlich.

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sind gegenüber anderen Abteilungen und gegenüber Kollegen kooperativ u. hilfsbereit.

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stellen eigene Interessen zurück, wenn die Sache es erfordert.

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unterlassen Auseinandersetzungen, die den Betriebsfrieden stören.

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vergeuden keine Arbeitszeit.

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verhalten sich gegenüber Betrieb und Vorgesetzten loyal.

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vermeiden Leerlauf und Wartezeiten bei Personen und Betriebsmitteln.

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vermeiden unberechtigte Fehlzeiten.

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Komponenten der Mitarbeiter-Leistung (Exemplar anonym ausfüllen)

Die Mitarbeiter...

trifft voll zu

trifft gar nicht zu

beheben eigene Fehler statt sie zu verstecken.

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geben Informationen und Know-how an andere Abteilungen und Kollegen weiter.

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gehen mit Material, Einrichtung und Geräten sparsam und schonend um.

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gehen mit überlassenen Freiräumen verantwortungsbewußt um.

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gehen mit unvorherges. Situationen flexibel und selbstständig im Sinn des Betriebs um.

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halten die qualitativen Ziele ihrer Aufgaben ein.

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halten die quantitativen Ziele ihrer Aufgaben ein.

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halten gesetzte Termine ein.

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kennen die Bibliotheksziele.

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kennen die qualitativen Ziele ihrer Aufgaben.

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kennen die quantitativen Ziele ihrer Aufgaben.

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orientieren ihr Handeln an der Sache und nicht an Prestige oder eigenem Vorteil.

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orientieren ihre Arbeitszeit im Bedarfsfall an den Aufgaben.

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sind auf dem aktuellen Stand der beruflichen Kenntnisse.

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sind diszipliniert, pünktlich und verläßlich.

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sind gegenüber anderen Abteilungen und gegenüber Kollegen kooperativ u. hilfsbereit.

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stellen eigene Interessen zurück, wenn die Sache es erfordert.

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unterlassen Auseinandersetzungen, die den Betriebsfrieden stören.

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vergeuden keine Arbeitszeit.

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verhalten sich gegenüber Betrieb und Vorgesetzten loyal.

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vermeiden Leerlauf und Wartezeiten bei Personen und Betriebsmitteln.

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vermeiden unberechtigte Fehlzeiten.

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3.2 Ziele der Mitarbeiter (Exemplar für Sie)

Die Mitarbeiter...

trifft voll zu

trifft gar nicht zu

dürfen auch mal Fehler machen, ohne gleich abgekanzelt zu werden.

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erfahren für ihre Leistung Lob und Anerkennung.

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erleben ihre Aufgaben als sinnvoll und nützlich für die Allgemeinheit.

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finden Verständnis, erfahren aber auch Leistungsforderung bei Vorgesetzten.

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fühlen sich Persönlichkeit geachtet und werden in ihrem Selbstwertgefühl bestärkt.

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kennen das Urteil ihres Vorgesetzten über ihre Arbeitsleistung.

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kennen ihre Rechte gegenüber Vorgesetzten.

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können auch eigene Neigungen in der Arbeit verwirklichen.

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können bedeutsames Expertenwissen erlangen und anwenden.

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können ihren Ehrgeiz durch Mitwirkung an hochgesteckten Zielen befriedigen.

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können im übertragenen Aufgabenbereich eigenverantwortlich handeln.

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können mit anderen Menschen zusammenwirken und daran Freude empfinden.

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können sich auf ihren Vertreter verlassen.

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können sich persönlich weiterentwickeln.

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sind mit den Arbeitszeiten zufrieden.

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sind mit der Urlaubsregelung zufrieden.

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sind mit ihrem Einkommen zufrieden.

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sind über aktuelle Planungen und Entwicklungen im Betrieb informiert.

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sind verläßlich für die Kollegen, die sie zu vertreten haben.

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wissen, was man in ihrer Umgebung über sie denkt.

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wissen, wen sie zu vertreten haben.

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wissen, wer ihr Vertreter ist.

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Ziele der Mitarbeiter (Exemplar anonym ausfüllen)

Die Mitarbeiter...

trifft voll zu

trifft gar nicht zu

dürfen auch mal Fehler machen, ohne gleich abgekanzelt zu werden.

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erfahren für ihre Leistung Lob und Anerkennung.

O --- O--- O--- O --- O --- O

erleben ihre Aufgaben als sinnvoll und nützlich für die Allgemeinheit.

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finden Verständnis, erfahren aber auch Leistungsforderung bei Vorgesetzten.

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fühlen sich Persönlichkeit geachtet und werden in ihrem Selbstwertgefühl bestärkt.

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kennen das Urteil ihres Vorgesetzten über ihre Arbeitsleistung.

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kennen ihre Rechte gegenüber Vorgesetzten.

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können auch eigene Neigungen in der Arbeit verwirklichen.

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können bedeutsames Expertenwissen erlangen und anwenden.

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können ihren Ehrgeiz durch Mitwirkung an hochgesteckten Zielen befriedigen.

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können im übertragenen Aufgabenbereich eigenverantwortlich handeln.

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können mit anderen Menschen zusammen-wirken und daran Freude empfinden.

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können sich auf ihren Vertreter verlassen.

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können sich persönlich weiterentwickeln.

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sind mit den Arbeitszeiten zufrieden.

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sind mit der Urlaubsregelung zufrieden.

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sind mit ihrem Einkommen zufrieden.

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sind über aktuelle Planungen und Entwicklungen im Betrieb informiert.

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sind verläßlich für die Kollegen, die sie zu vertreten haben.

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wissen, was man in ihrer Umgebung über sie denkt.

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wissen, wen sie zu vertreten haben.

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wissen, wer ihr Vertreter ist.

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4 Blätter zur Zielvereinbarung bei Daueraufgaben

Die Blätter zur Zielvereinbarung werden während der Fortbildungsveranstaltung von den Arbeitsgruppen ausgefüllt. Dann erfolgt die Vorstellung der Ergebnisse mit anschließender Diskussion im Plenum. Die Diskussion hat auch das Ziel, Führungsansprüche und -erwartungen zum Gegenstand des Erfahrungsaustausches zu machen.

Die Bibliotheken sind aufgefordert, entsprechende Blätter in ihre Praxis einzubeziehen.

Diese Blätter zur Zielvereinbarung beziehen sich auf Dauertätigkeiten an den Arbeitsplätzen. Für befristete zusätzliche Aufgaben (z.B. Umstellung eines Verfahrens, Aufarbeitung von Rückständen) sind Vereinbarungen in der Art wie im Kapitel 6 beispielhaft gezeigt besser geeignet.

Für jede Daueraufgabe (Lektorat, Einstelldienst usw.) schließt der/die Vorgesetzte eine Zielvereinbarung ab. Bei nur wenig standardisierbaren und kaum zu quantifizierenden Aufgaben (Öffentlichkeitsarbeit?, Bibliotheksleitung?) sind die hier gezeigten Blätter weniger geeignet. Hier empfehlen sich eher Aussagen nach dem Muster der des Kapitels 6.

Die meisten Arbeitsplätze sind Mischarbeitsplätze.

Ein bibliothekarischer Arbeitsplatz kann zum Beispiel folgende Aufgaben (etwa laut Stellenbeschreibung [= Arbeitsplatzbeschreibung, = Betrieblicher Aufgabenkreis]) umfassen:

Aufgabe	Zeitanteil an diesem Arbeitsplatz
1. Bestandsaufbau, Bestandsabbau auf den Gebieten X, Y, Z einschließlich Nutzungskontrolle am Regal und EDV-System	30 %
2. Auskunfts- und Beratungsdienst	30 %
3. Öffentlichkeitsarbeit, Schwerpunkte: Ausstellungen und besondere Präsentation aus dem Bestand, Medienverzeichnisse	20 %
4. Personalführung; unterstellt sind 1 Bibliothekar und 2 Bibliotheksassistenten	10 %

Für eine Zielvereinbarung nach dem Muster dieses Kapitels eignen sich an diesem Arbeitsplatz nur die Aufgaben 1 (Bestandsaufbau...) und 2 (besondere Öffentlichkeitsarbeit). Die in der Zielvereinbarung geforderte Quantität der Aufgaben 1 und 3 darf nicht die volle Leistung eines Vollzeitäquivalents umfassen, sondern nur 30 % bzw. 20 % dieses Volumens.

Der Arbeitsplatz eines/r Bibiotheksassistenten/in kann folgendermaßen aussehen:

Aufgabe	Zeitanteil an diesem Arbeitsplatz
1. Thekendienst	15 %
2. Einstelldienst, schwerpunktmäßig bei Kinder- und Jugendmedien	15 %
3. Katalogisierung, schwerpunktmäßig bei Kinder- und Jugendmedien	30 %
4. Bestandsaufbau, Bestandsabbau bei AV-Kinder- und Jugendmedien einschließlich Nutzungskontrolle am Regal und EDV-System	20 %
5. Personalführung, unterstellt sind 4 Bibliothekssgehilfen	15 %
6. Materialverwaltung	5 %

Für eine Zielvereinbarung nach dem Muster dieses Kapitels eignen sich an diesem Arbeitsplatz gut die Aufgaben 2 (Einstelldienst...), 3 (Katalogisierung...) und 4 (Bestandsaufbau...). Auch hier sind bei der Festlegung eines quantitativen Ziels die Prozentanteile an den Leistungsmengen einer Vollbeschäftigteneinheit (15 % bzw. 30 % bzw. 20 %) zu berücksichtigen.

Blatt zur Zielvereinbarung 1

Tätigkeit: Lektorat

Qualität der Leistung

Zugänge bzw. Etat
Abgänge
Niveaus
Funktionen
Zielgruppen
Umsatz
Absenzquote
Aktivierungsgrad
Verweildauer von Vorbestellungen
Voraussetzungen:
kleiner ID
incl. Vorakzession

Quantität der Leistung

Pro 10.000 DM Erwerbungsmittel im Jahr wird 1 Stunde Lektoratsarbeit in der Woche benötigt (incl. Vorakzession, ohne Kaufsitzung).

Kontrollinstrument

schriftliche Berichte, die der Lektor über die Einhaltung der Leistungsziele abfaßt

Art und Häufigkeit der Kontrolle

1 x im Jahr

ausführliches Führungsgespräch

Blatt zur Zielvereinbarung 2

Tätigkeit: Einstelldienst

Qualität der Leistung

Ordnungskriterium ist die Signatur aller Bücher im Regal
Frontalpräsentation
Voraussetzung:
Der Lektor hat dafür gesorgt, daß in jedem Fachboden 2 Handbreit Platz frei sind und in jedem Regalabschnitt mindestens ein halber Fachboden leer ist.
3 Bücherwagen

Quantität der Leistung

120 Stück pro Stunde

Kontrollinstrument

Augenschein

Art und Häufigkeit der Kontrolle

unregelmäßig, aber mindestens 1 x pro Woche

gemeinsame Begutachtung mit dem Mitarbeiter am Regal

Blatt zur Zielvereinbarung 3

Tätigkeit: Auskunftsdienst

Qualität der Leistung

Quantität der Leistung

Kontrollinstrument